Mallo xxi | GestionXXI

GestionXXI es una solución global de negocio que añade a las prestaciones de un software de gestión empresarial universal (integración, modularidad, optimización de procesos, etc.) las ventajas de un ERP diseñado a la medida de las empresas que operan en un amplio sector de actividades; es un software que a la vez de completo, potente y rápido, sorprende por su sencillez y facilidad de uso.

Ha sido concebido teniendo como objetivo el permitir en un único paquete que todas las áreas de su empresa estén cubiertas en un alto nivel de precisión y calidad, desde la gestión de compras, a la de ventas, pasando por la de almacén y su control administrativo correspondiente, resultando de todo ello una explotación estadística de los resultados.

GestionXXI ofrece una gran solidez y una gran velocidad de acceso a la información, ya que utiliza para ello gestores de bases de datos SQL como Multibase, Oracle, Informix, Sybase...

Está desarrollado en COSMOS, lenguaje de cuarta generación orientado a objetos, que permite utilizar tecnología Cliente/Servidor con lo cual nos aseguramos su rendimiento incluso en Internet.

Gracias al uso de herramientas de última generación para el desarrollo de Software de Gestión, aislamos la Información contenida en las BD del código objeto, con ello conseguimos que GestionXXI opere simultáneamente sobre las principales plataformas como Windows NT, UNIX, NOVELL e incluso Internet. Permitiendo así al usuario final adaptarse a las nuevas tecnologías emergentes.

Permite el acceso a los más actuales métodos de automatización de procesos (códigos de barras, oficinas móviles, telecomunicaciones remotas, terminales portátiles etc.).

Su capacidad de importar y exportar datos desde y hacia otras aplicaciones convierten a GestionXXI en una aplicación abierta: bases de datos, procesadores de texto, hojas de cálculo y aplicaciones gráficas.

Pone al alcance del usuario los últimos avances en TI, al permitir enviar los documentos más habituales de la gestión diaria directamente vía fax o correo electrónico desde la propia aplicación sin tener que recurrir a aplicaciones paralelas a la propia gestión.

GestionXXI puede adaptarse a la medida de sus necesidades gracias a su Estructura Modular.

MODULOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

Desde la captura de ventas por terminales portátiles o mostrador, apoyada por el uso de códigos de barras, hasta la facturación de crédito, gestión de carteras, remesas, extractos, control de riesgos, etc., todo el sistema se integra desde el origen de la información.

El proceso de facturación es realizado en el mínimo tiempo posible y con las diversas condiciones que son aplicadas de forma manual o automáticamente (Direcciones, copias, recargos financieros, retención automática, sustitución de formas de pago según importe, agrupación o no de Albaranes etc.).

Clientes

Datos generales y económicos completos. GestionXXI ofrece la posibilidad de crear plantillas de clientes, viendo un resumen de sus últimas ventas permiteendo navegar por las últimas operaciones viendo los documentos físicos: albaranes, facturas, etc. Además podremos conocer el riesgo detallado por: concedido, riesgo actual (albaranes pendientes de facturar), deuda.

Documentos de venta

La documentación referida a Pedidos de clientes, albaranes a clientes, facturas de clientes es plenamente adaptable a su empresa

Pedidos de clientes

Esta opción permite la creación, modificación, consulta, supresión e impresión de pedidos

pudiéndose recibir por correo electrónico (EDI) directamente de los clientes, sin necesidad de teclear ningún dato.

Albaranes

Creación manual y también permite el traspaso de datos de un pedido al albarán pudiéndose generar a partir de los datos aportados por un lector portátil de códigos de barras. Impresión de etiquetas de embalaje de albaranes. Gestión de bultos y kilos.

Facturas

Creación automática a partir de albaranes de clientes. Facturación de cuotas periódicas. Se pueden facturar todos los albaranes, sólo una serie, o bien sólo los de un determinado cliente (todos o solo parte, agrupados o no por direcciones de envío).

pudiéndose recibir por correo electrónico (EDI) directamente de los clientes, sin necesidad de teclear ningún dato.

Albaranes

Facturas

TERMINAL PUNTO DE VENTA

Las principales características de nuestro TPV radica en su sencillez y rapidez lo que facilita al usuario una rápida y eficaz servicio al cliente, destacando:

Gestión de Tickets de caja. Ticket en espera.
Actualización de stocks en tiempo real.
Desglose del cambio en monedas y billetes.
Completo informe de cierre por agentes, formas de pago…
Gestión de TPV (Terminal Punto de Venta): soporte de visor de múltiples líneas, cajón portamonedas, impresoras con corte de papel y color, y lector de códigos de barras.
Soporta tarjetas de fidelidad (travel, turyocio etc.)

GESTIÓN DE COMPRAS

La Optimización de las Compras resulta esencial para la correcta adecuación de la inversión a las necesidades de ventas y hacerla así, plenamente efectiva. GestionXXI se basa, para ello en unas especificaciones “dinámicas” de compra que son aplicadas sistemáticamente en la aplicación, ajustándose automáticamente a las variaciones que las ventas determinen.

Proveedores

Datos generales y económicos completos, con direcciones de envío ilimitadas. Incluye un apartado para notas sin límite de texto, y una opción de seguimiento del proveedor, desde la cual se imprimen y guardan faxes, textos de seguimiento de operaciones, etc.

Documentos de Compra

Pedidos a proveedor, albaranes de proveedor, facturas de proveedor. Visualización rápida de los citados documentos.

Pedidos a proveedor

Creación manual, a partir de las necesidades de stock (para completar el mínimo o el recomendado),

y a partir de las propuestas de compra. Se pueden enviar por correo electrónico (el proveedor lo recibirá como pedido de cliente, sin necesidad de teclear ningún dato).

GestionXXI permite realizar automáticamente pedidos a proveedores a partir de pedidos de clientes, seleccionando la oferta u ofertas deseadas mediante diversos criterios de selección.

Albaranes de proveedor

Creación manual y a partir de pedidos a proveedor.

Facturas a proveedor

Creación automática a partir de albaranes de proveedor por medio de un punteo pudiendo hacer un seguimiento por fecha del estado de las facturas de compras.

y a partir de las propuestas de compra. Se pueden enviar por correo electrónico (el proveedor lo recibirá como pedido de cliente, sin necesidad de teclear ningún dato).

GestionXXI permite realizar automáticamente pedidos a proveedores a partir de pedidos de clientes, seleccionando la oferta u ofertas deseadas mediante diversos criterios de selección.

Albaranes de proveedor

Creación manual y a partir de pedidos a proveedor.

Facturas a proveedor

Creación automática a partir de albaranes de proveedor por medio de un punteo pudiendo hacer un seguimiento por fecha del estado de las facturas de compras.

GESTIÓN DE ALMACÉN

Una empresa de distribución tiene su espina dorsal basada en los productos que distribuye. Por ello, una correcta gestión de almacén resulta básica para su funcionamiento, máxime, cuando el importante volumen de productos manipulados impide una atención totalmente personalizada a cada uno de ellos.

Artículos

Descripción completa y una segunda ampliada. Pedidos pendientes de servir, y de recibir.

Stock real por centro y almacén.

Un artículo puede desglosarse en varios componentes. Se utiliza en empresas que fabrican o producen artículos a partir de varios componentes o materias primas, o para facturar ofertas (la oferta, de un solo precio, incluye dos o más artículos, los cuales pueden facturarse también por separado). GestionXXI no impone límites en el nivel de desglose. Se puede especificar como componente cualquier artículo que a su vez esté desglosado.

Números de Serie

Para control de garantías, servicios técnicos, etc. Seguimiento de artículos o componentes por número de serie. Opcionalmente, se imprimen en los documentos.

Familias

Permite agrupar artículos con características similares.

Gamas, colecciones, series … dependiendo del sector

Se pueden agrupar artículos formando parte de una gama, para ofertas búsqueda de artículos complementarios dentro de la misma gama.

Precios y Descuentos

Ofrece la posibilidad de ilimitadas tarifas de precio por artículo. Precio variable según rango de cantidades a facturar.

Descuento precio variable por familias.
Precio variable por cada cliente/artículo.
Precio de artículo en oferta temporal.
Descuentos y recargos en porcentaje (asignado a los clientes), o en moneda (asignado a los artículos). Se puede aplicar un descuento diferente por cada cliente. Control de tarifas de precios de los proveedores, y su periodo de vigencia. Actualización del Precio de Venta en función del Precio de Compra. Opción para la actualización rápida de precios y descuentos.

GestionXXI ofrece la posibilidad de incluir tarifas temporales.

Movimiento de almacén

Se registran entradas, salidas, intercambios de almacén, regularizaciones (pérdidas por extravíos, etc).
Traspaso de almacenes: Si se desea mover un artículo determinado de un almacén a otro es posible realizar el proceso de una forma, basta con indicar el artículo y la cantidad deseada así como los almacenes de salida y entrada respectivamente. Naturalmente GestionXXI sólo permite realizar la transacción si existe stock suficiente en el almacén original.

Control de stocks

Control de stock actual, mínimo, recomendado, pendiente de servir y pendiente de recibir sobre artículos, cajas y componentes. Se trata de un control automático considerando el material pendiente de servir y recibir para calcular el stock realmente.

Inventario

Inventario valorado por precio medio, precio de última compra. Entrada rápida de Inventarios por código de barras.
Posibilidad de emitir listados por stock mínimo o propuestas por consumo.

Expediciones

A cada albarán se le asigna un envío, aunque luego se tenga la oportunidad de agruparlos en uno sólo. GestionXXI ofrece la posibilidad de sugerirte el número de bultos y tipo de embalaje que un determinado albarán origina, al igual que la agencia de transportes más adecuada para el tipo de envío.
Realización automática de las etiquetas de envío de la agencia de transportes.
Control absoluto sobre la mercancía servida y sobre el transportista ya que se le proporciona una lista detallando la carga, a fin de delegar responsabilidades en caso de falta de la mercancía recibida por el cliente.

Movimiento de almacén

Se registran entradas, salidas, intercambios de almacén, regularizaciones (pérdidas por extravíos, etc).
Traspaso de almacenes: Si se desea mover un artículo determinado de un almacén a otro es posible realizar el proceso de una forma, basta con indicar el artículo y la cantidad deseada así como los almacenes de salida y entrada respectivamente. Naturalmente GestionXXI sólo permite realizar la transacción si existe stock suficiente en el almacén original.

Control de stocks

Inventario

Inventario valorado por precio medio, precio de última compra. Entrada rápida de Inventarios por código de barras.
Posibilidad de emitir listados por stock mínimo o propuestas por consumo.

Expediciones

A cada albarán se le asigna un envío, aunque luego se tenga la oportunidad de agruparlos en uno sólo. GestionXXI ofrece la posibilidad de sugerirte el número de bultos y tipo de embalaje que un determinado albarán origina, al igual que la agencia de transportes más adecuada para el tipo de envío.
Realización automática de las etiquetas de envío de la agencia de transportes.
Control absoluto sobre la mercancía servida y sobre el transportista ya que se le proporciona una lista detallando la carga, a fin de delegar responsabilidades en caso de falta de la mercancía recibida por el cliente.

TESORERIA

Seguimiento de vencimientos

Control de cobros, pagos, anticipos, devoluciones, … además de riesgos y deudas de clientes (en el riesgo se tienen en cuenta los albaranes y los pedidos en firme). Previsión de tesorería por bancos y fechas.

Formas de pago

Posibilidad de crearse tantas formas de pago como el usuario desee. Cálculo automático de los vencimientos, con posibilidad de porcentaje de entrada.

Divisas / Tabla de cambio

Introducción de los cambios monetarios correspondientes a la moneda base de la empresa, previa creación de las divisas.

Bancos

Clasificación de las cuentas bancarias correspondientes a cada banco, asignándole una cuenta contable a cada una de ellas, con el propósito de realizar asientos contables automáticos.

Listados

Emisión de listados de cobros, pagos y partes de bancos. Selección mediante diversos conceptos: cuentas, fecha, formas de pago.

Cobros / Pagos

Se pueden realizar remesas periódicas de todos los cobros / pagos pendientes, mediante sistemas de selección. Al igual que la emisión de su correspondiente listado.

Impresión de talones

GestionXXI ofrece la posibilidad de imprimir talones y pagares.

Recibos

Impresión y / o generación del disquete bancario (recibos al cobro y al descuento). Envío opcional al banco por correo electrónico
Impresión de recibos en papel en blanco.

Listados

Emisión de listados de cobros, pagos y partes de bancos. Selección mediante diversos conceptos: cuentas, fecha, formas de pago.

Cobros / Pagos

Se pueden realizar remesas periódicas de todos los cobros / pagos pendientes, mediante sistemas de selección. Al igual que la emisión de su correspondiente listado.

Impresión de talones

GestionXXI ofrece la posibilidad de imprimir talones y pagares.

Recibos

Impresión y / o generación del disquete bancario (recibos al cobro y al descuento). Envío opcional al banco por correo electrónico
Impresión de recibos en papel en blanco.

GESTIÓN COMERCIAL

Clientes Mailing y Clientes Potenciales

GestionXXI diferencia entre aquellos clientes que se han obtenido de una base de datos (C. Mailing) y aquellos otros a los que se les ha hecho un presupuesto (C. Potenciales), de esta forma se puede traspasar de forma automática un cliente mailing a potencial, y este último a definitivo en el caso de que se consumara la venta.

Mailing se pueden borrar y cargar manualmente.

Cartas, faxes y correo electrónico

Disponibles formatos de impresión diferentes.

Se puede fusionar el texto con datos del fichero de clientes o proveedores.

Control de tareas administrativas

Control de tareas a realizar por los diferentes usuarios del programa, a modo de agenda.

Fecha límite de realización. Aviso de tareas sin realizar.

Diario de visitas.

Presupuestos

Posibilidad de realizar presupuestos desde la misma aplicación, simplemente seleccionando clientes y artículos que intervienen en el presupuesto.

Control de agentes comerciales. Se puede aplicar una comisión distinta por cada agente y gama de artículo. Informe de comisiones por facturas cobradas.

CONTABILIDAD

El módulo “Contabilidad” de GestionXXI confecciona los libros-registro sin pedir ningún dato extra, agilizando enormemente la carga de asientos, y avisando de los errores que el usuario pueda cometer.

Apuntes contables

GestionXXI diferencia dos tipos de apuntes, los propios de una compra y una venta en los que intervienen facturas (registrar en libros de IVA), y aquellos otros propios del resto de operaciones contables. La pantalla se ajustará automáticamente a las necesidades de cada apunte simplemente especificando uno u otro tipo de apunte.

Entrada, búsqueda, y modificación de apuntes muy sencillas y rápidas: los apuntes se pueden editar en una ventana, ordenados por fecha, cuenta, importe, concepto, o marca. Se pueden buscar por cualquiera de estos campos, o una combinación de ellos. Búsqueda de cuentas por código, título, o una combinación de ambos.

Listado de apuntes, asientos de una cuenta, extractos, extractos resumidos, borrador, etc.

Utilidades de Apuntes Contables

Contrapartida automática.

Cuadre automático.

Repetición del concepto anterior (o parte del mismo).

Conceptos pre-definidos: incluyen el texto del concepto (fijo o variable) y el Debe o Haber.

Asientos pre-definidos: permite cargar rápidamente aquellos apuntes que se empleen con frecuencia: pagos de nóminas, autónomos, cobros o pagos mensuales fijos, etc.

Bajas masivas de apuntes: se pueden dar de baja masivamente los apuntes del diario, borrador, o de ambos, entre fechas.

Cambiar una cuenta: reemplaza todos los apuntes contables y efectos comerciales de una cuenta determinada por otra.

Carga masiva de datos

Entrada rápida de facturas: permite cargar rápidamente varias facturas de una misma cuenta de ingreso o de gasto. Por cada factura, se entra solamente una línea, generándose automáticamente los apuntes necesarios.

Entrada rápida de cobros y pagos: permite cargar fácilmente los cobros y pagos de la empresa (a partir de extractos bancarios o listados de cajas).

Entrada rápida de remesas: carga rápida de los distintos efectos comerciales que componen una remesa a enviar al banco. Se generan los apuntes correspondientes, y se dan de alta los efectos a obrar. Permite imprimir el listado de efectos enviados.

Extractos rápidos

Extractos rápidos disponibles desde cualquier pantalla. Edición de un asiento desde la propia pantalla de Extractos.

Libros de facturas automáticos

GestionXXI elabora de forma totalmente automática los libros-registro de facturas emitidas, recibidas y de inversiones. El usuario introduce el Asiento contable y ya está. GestionXXI confecciona los libros-registro sin pedir ningún dato extra, agilizando enormemente la carga de asientos, y avisando de los errores que el usuario pueda cometer.

Contabilidad presupuestaria

Plan presupuestario anual o por meses. Opción para la modificación rápida de los presupuestos.

Amortizaciones

Completa gestión de Amortizaciones. Por cada elemento de inmovilizado se guardan: la fecha de entrada en funcionamiento, el valor, y el porcentaje de amortización o el número de años. GestionXXI realiza automáticamente todos los cálculos necesarios en: balances de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, cálculo del Impuesto de Sociedades, y en el cierre. Listado de elementos de inmovilizado, y de planes de amortización.

Asientos automáticos para fin de año por períodos a decidir por el cliente.

Gestión de impuesto

Se gestionan los siguientes impuestos: IVA (modelos 300 y 390), declaración de Operaciones con Terceros (modelo 347), y cálculo de la cuota del Impuesto de Sociedades. La impresión puede realizarse en papel blanco o en el modelo oficial de Hacienda.

Se pueden liquidar automáticamente (a partir de la contabilidad), o manualmente (entrando los datos en las correspondientes casillas), realizando una verificación de los posibles errores lógicos (que coincidan las liquidaciones trimestrales con el resumen anual, etc.).

Regularización automática trimestralmente, de forma que se autocorrigen posibles errores en liquidaciones anteriores (por ejemplo, al insertar asientos de IVA en trimestres ya liquidados).

Impresión de cartas a los clientes y proveedores listados en el modelo 347.

Apertura y cierre

Apertura y cierre automáticos y reversibles en cualquier momento.

Contablidad analítica

Completa diferenciación de los tipos de coste: materiales, personal, amortizaciones, productos, etc.

Descentralización: reparto automático de los costes entre los diferentes centros de coste.

Cálculo del umbral de rentabilidad y control analítico de gestión por áreas de responsabilidad.

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